Τι εξοικονομεί στην πράξη ένα σύστημα κρατήσεων
Ένα καταδυτικό κέντρο στη Μύκονο έριξε τις κρατήσεις που δεν εμφανίζονται από 23% σε 3%. Το ενδιαφέρον δεν είναι το λογισμικό, αλλά ποιο κομμάτι της δουλειάς εξαφάνισε.
Κάθε εποχική επιχείρηση με την οποία δουλεύουμε περιγράφει την ίδια εβδομάδα. Οι κρατήσεις έρχονται από το τηλέφωνο, από email, από την ιστοσελίδα και από όποιον έτυχε να βρίσκεται στον πάγκο. Κάποιος τις περνά το βράδυ σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Κάποιος άλλος ενημερώνει το πρωί ένα κοινό ημερολόγιο. Μέχρι τον Αύγουστο, τα δύο δεν συμφωνούν.
Εδώ συνήθως ακούει κανείς τη λέξη «αυτοματοποίηση». Δεν είναι ακριβώς αυτό που λύνει το πρόβλημα.
Εκεί που χάνονται τα χρήματα
Στο Mykonos Diving Center η μετρήσιμη απώλεια δεν ήταν η διπλοπληκτρολόγηση, παρότι στην αιχμή της σεζόν έτρωγε πάνω από τέσσερις ώρες την ημέρα. Ήταν οι κρατήσεις που δεν εμφανίζονταν: σχεδόν μία στις τέσσερις, επειδή δεν είχε πληρωθεί τίποτα και δεν είχε δεσμευτεί κανείς για τίποτα πέρα από ένα όνομα σε μια λίστα.
Μετά την ανακατασκευή άλλαξαν δύο νούμερα:
- Οι κρατήσεις που δεν εμφανίζονται έπεσαν από 23% σε 3%
- Το 68% των κρατήσεων είχε πληρωθεί πριν φτάσει ο πελάτης
Το δεύτερο νούμερο προκάλεσε το πρώτο. Η πληρωμή τη στιγμή της κράτησης δεν είναι τεχνική λειτουργία· αλλάζει το τι σημαίνει μια κράτηση.
Τι φτιάξαμε στην πράξη
Ένα σημείο όπου καταλήγει κάθε κράτηση, από όποιο κανάλι κι αν ήρθε: σύνδεση με την ιστοσελίδα μέσω webhook και αμφίδρομος συγχρονισμός με το ημερολόγιο, ώστε κάθε συσκευή να δείχνει το ίδιο πρόγραμμα. Το προσωπικό βγάζει σύνδεσμο πληρωμής κατευθείαν από την κράτηση, και η απόδειξη και η κατάσταση πληρωμής ενημερώνονται μόνες τους.
Η προμήθεια που οφείλεται σε κάθε συνεργαζόμενο ξενοδοχείο και γραφείο υπολογίζεται από τις χρεώσεις του κάθε συνεργάτη, γιατί κι αυτό στηριζόταν στη μνήμη. Τα υπόλοιπα είναι στην πλήρη περιγραφή του συστήματος του καταδυτικού κέντρου.
Η ειλικρινής εκδοχή
Δεν το χρειάζεται κάθε επιχείρηση. Αν δέχεστε είκοσι κρατήσεις την εβδομάδα και καμία δεν συγκρούεται με άλλη, ένα κοινό ημερολόγιο αρκεί και θα σας το πούμε. Το να φτιάξετε κάτι δικό σας αρχίζει να έχει νόημα από το σημείο όπου τα λάθη κοστίζουν περισσότερο από το λογισμικό.
Η ερώτηση που αξίζει δεν είναι «μπορεί αυτό να αυτοματοποιηθεί;». Είναι: πόσο μας κοστίζει στην πράξη ο σημερινός τρόπος, σε μια κανονική εβδομάδα; Αν δεν μπορείτε να το απαντήσετε με ένα νούμερο, αυτό είναι το πρώτο που πρέπει να μάθετε.